ADM (memorándum de débito da agência)

O memorándum de débito da agência (ADM, na sigla em inglês) é um instrumento contábil que as companhias aéreas usam para cobrar ajustes referentes a bilhetes eletrônicos e reembolsos emitidos por agentes. A companhia aérea o emite para o agente por meio do BSPlink. Quando o ciclo de vida do ADM termina, o valor é incluído no faturamento do agente e passa a integrar o montante que ele deve ao BSP na data de remessa 5. Como os ADMs podem alterar o valor a remeter em um período, o manual do BSPlink recomenda que você consulte seus relatórios, que mostram o valor final a remeter, e analise cada ADM individualmente se algo parecer incorreto 7.

Quando o agente tem dúvidas ou discorda de um ADM, dispõe de três ações, que podem ser combinadas:

• Contestação antes do faturamento: registre-a no BSPlink em até 15 dias após a data de emissão, informando o motivo e anexando os documentos de apoio. A companhia aérea tem então 60 dias para aceitar ou rejeitar. A aceitação desativa o ADM; a rejeição o envia para o faturamento 2. Não deduza um valor contestado da remessa do período 3.
• Encaminhamento ao GDS: quando disponível, envie uma cópia ao GDS para que investigue. A ação não altera o prazo de latência e não torna o GDS responsável pelo ADM 4. Pode ser usada antes ou depois do faturamento 6.
• Contestação após o faturamento: apresente-a no BSPlink em até 12 meses após a transação, vinculada a um valor específico, com motivo fundamentado e provas por escrito. O valor integral ainda precisa ser pago, e a IATA mantém a quantia contestada em custódia (escrow) por 30 dias enquanto as partes tentam resolver a questão 6.

Há uma exceção importante para vendas com cartão. Um ADM emitido em razão de um chargeback efetivo não pode ser contestado com base nas regras de vendas, de modo que o trabalho precisa ser feito antes, quando a companhia aérea responde à consulta do titular do cartão. A exceção não se aplica quando o agente não era responsável pelo risco de fraude com cartão por não ter participado da transação 1.