ADM (memorándum de débito)

Un memorándum de débito (ADM, por sus siglas en inglés) es un instrumento contable que las aerolíneas utilizan para cobrar ajustes relacionados con los billetes electrónicos y los reembolsos emitidos por las agencias. La aerolínea lo emite a la agencia a través de BSPlink. Cuando concluye su ciclo de vida, el importe se incluye en la facturación de la agencia y pasa a formar parte de lo que esta debe al BSP en la fecha de remesa 5. Dado que los ADM pueden modificar el importe que se debe remitir en un período, el manual de BSPlink aconseja revisar sus informes, que muestran el importe final a remitir, y examinar cada ADM de forma individual si algo le parece incorrecto 7.

Cuando una agencia tiene dudas o no está de acuerdo con un ADM, dispone de tres acciones, que pueden combinarse:

• Disputa previa a la facturación: regístrela en BSPlink dentro de los 15 días siguientes a la fecha de emisión, indicando el motivo y adjuntando la documentación justificativa. La aerolínea dispone entonces de 60 días para aceptarla o rechazarla. Si la acepta, el ADM se desactiva; si la rechaza, pasa a facturación 2. No deduzca un importe en disputa de la remesa del período 3.
• Remisión al GDS: cuando esté disponible, envíe una copia al GDS para que lo investigue. Esto no modifica el período de latencia ni convierte al GDS en responsable del ADM 4. Puede utilizarse antes o después de la facturación 6.
• Disputa posterior a la facturación: preséntela en BSPlink dentro de los 12 meses siguientes a la transacción, vinculada a un importe concreto, con un motivo de fondo y pruebas escritas. El importe total debe pagarse igualmente, y IATA retiene la suma en disputa en depósito en garantía durante 30 días mientras las partes intentan resolverla 6.

Hay una excepción relevante para las ventas con tarjeta. Un ADM emitido a causa de una devolución de cargo (chargeback) real no puede disputarse conforme a las normas de ventas, por lo que la gestión debe hacerse antes, cuando la aerolínea responde a la consulta del titular de la tarjeta. La excepción no se aplica cuando la agencia no era responsable del riesgo de fraude con tarjeta por no haber participado en la transacción 1.