ADM (memorandum di addebito)

L'Agency Debit Memo è uno strumento contabile con cui le compagnie aeree riscuotono le rettifiche relative ai biglietti elettronici e ai rimborsi emessi dagli agenti. La compagnia lo emette all'agente tramite BSPlink. Al termine del suo ciclo di vita, l'importo viene incluso nella fatturazione dell'agente e confluisce in quanto l'agente deve al BSP alla data di rimessa 5. Poiché gli ADM possono modificare l'importo da rimettere per un periodo, il manuale di BSPlink consiglia di controllare i propri report, che indicano l'importo finale da rimettere, e di esaminare singolarmente ogni ADM in caso di anomalie 7.

Quando un agente ha dubbi o non concorda con un ADM, dispone di tre azioni, che possono essere combinate:

• Contestazione prima della fatturazione: va registrata in BSPlink entro 15 giorni dalla data di emissione, indicando il motivo e allegando i documenti a supporto. La compagnia aerea ha quindi 60 giorni per accettare o respingere. L'accettazione disattiva l'ADM; il rifiuto lo manda in fatturazione 2. Non detragga dalla rimessa del periodo un importo contestato 3.
• Inoltro al GDS: dove disponibile, invii una copia al GDS perché la esamini. Ciò non modifica il periodo di latenza e non rende il GDS responsabile dell'ADM 4. Può essere utilizzato prima o dopo la fatturazione 6.
• Contestazione dopo la fatturazione: va presentata in BSPlink entro 12 mesi dalla transazione, riferita a un importo specifico, con una motivazione sostanziale e prove scritte. L'importo deve comunque essere pagato per intero e IATA trattiene la somma contestata in deposito vincolato per 30 giorni mentre le parti cercano di risolvere la questione 6.

Una eccezione è rilevante per le vendite con carta. Un ADM emesso a seguito di un effettivo chargeback non può essere contestato ai sensi delle regole sulle vendite, quindi il lavoro va svolto prima, quando la compagnia aerea risponde alla richiesta del titolare della carta. L'eccezione non si applica se l'agente non era responsabile del rischio di frode con carta perché non ha preso parte alla transazione 1.