Demande de remboursement (RA)

La demande de remboursement (RA) est le moyen dont dispose l'agent pour demander à une compagnie aérienne, via New BSPlink, le remboursement d'un billet donné. Elle est ouverte à tous les agents, tandis que l'option de l'avis de remboursement (RN) est réservée aux agents « enhanced » 3. Les avis de remboursement sont décrits comme des remboursements directs 5.

Fonctionnement. L'agent remplit le formulaire RA, qui comprend l'en-tête, les informations de base, le motif et le billet concernés, la forme de paiement, ainsi que les montants et les taxes 6. Une RA peut aussi être émise sous supervision : elle n'est alors définitivement émise qu'une fois autorisée par le superviseur de l'agence 7. Une fois soumise, la compagnie aérienne l'examine. Son statut peut être en attente, autorisée, rejetée, en cours d'examen ou soumise de nouveau 4. Le montant approuvé est déduit dans la facturation de la période correspondant à la date d'approbation, et l'agent ne doit pas le déduire une seconde fois du règlement 4. Une RA marquée comme Final est autorisée automatiquement si la compagnie aérienne n'intervient pas dans un délai de 60 jours, sauf si elle la signale comme exception 4.

Différence avec un avis de remboursement. Avec une RA, c'est la compagnie aérienne qui décide. Avec un RN, l'agent émet lui-même le remboursement. Un RN peut néanmoins passer par le superviseur avant son émission et, une fois émis, il ne peut plus être modifié 12.

En pratique :

• Vérifiez que le billet a bien été déclaré dans New BSPlink. Si ce n'est pas le cas, contactez la compagnie aérienne pour connaître une autre voie de remboursement 3.
• Vérifiez que le code agent n'est pas en défaut technique (Technical Default) ni suspendu 3.
• Si une RA est rejetée, contactez la compagnie aérienne à l'aide du contact indiqué dans les informations de base du remboursement 4.