Irrégularité (IATA)

Un avis d'irrégularité est adressé à un agent qui n'a pas respecté les procédures de déclaration et de remise des fonds. Il est toujours établi par écrit et indique les circonstances précises qui le motivent 2. Sont notamment visés : une remise de fonds ou un chèque en retard ou rejeté, l'absence de remise dans la devise de facturation, ainsi que l'accumulation de ces irrégularités 2. L'agent peut en outre être redevable des frais qui en découlent 2.

Les conséquences dépendent de la rapidité avec laquelle l'agent règle la somme due :

• L'avis s'accompagne d'une demande de paiement. Lorsqu'une telle demande est émise, l'échéance est en général la fermeture des bureaux le premier jour d'ouverture du bureau destinataire suivant la date de la demande 2.
• Si le paiement n'est pas reçu sur demande, une procédure de défaut est engagée à l'encontre de tous les établissements de l'agent, et pas seulement de celui qui est concerné 37.
• En cas de défaut, les compagnies aériennes retirent les documents de transport et les autorisations d'émission, et exigent le règlement immédiat de toutes les sommes dues, même si la date de remise des fonds n'est pas encore échue 5.
• L'agent peut également se voir débiter les frais liés au paiement tardif ou rejeté 3.

Dans certains cas, un avis peut être annulé ou un défaut levé. C'est possible lorsque le non-paiement résulte d'une erreur bancaire de bonne foi ou de facteurs extérieurs, et que le règlement est reçu 13. Un litige enregistré, assorti de preuves écrites, peut aussi empêcher une procédure d'irrégularité ou de défaut 4. Lorsqu'un défaut est levé, l'avis correspondant est retiré de la liste 4.

En pratique, traitez tout avis comme urgent, réglez l'intégralité du montant sur demande et conservez les justificatifs de vos modalités de remise des fonds, afin de pouvoir démontrer une éventuelle erreur bancaire. Les sanctions peuvent varier d'un BSP à l'autre ; consultez le manuel BSP à l'usage des agents applicable localement 2.