ADM (mémorandum de débit)

Un mémorandum de débit (Agency Debit Memo, ADM) est un outil comptable que les compagnies aériennes utilisent pour recouvrer des ajustements liés aux billets électroniques et aux remboursements émis par les agents. La compagnie l'émet à l'attention de l'agent via BSPlink. Au terme de son cycle de vie, le montant est intégré à la facturation de l'agent et s'ajoute à la somme que celui-ci doit au BSP à la date de règlement 5. Comme les ADM peuvent modifier le montant à régler pour une période, le manuel BSPlink recommande de consulter vos rapports, qui indiquent le montant final à régler, et d'examiner chaque ADM individuellement si un élément semble anormal 7.

Lorsqu'un agent a un doute sur un ADM ou ne l'approuve pas, il dispose de trois actions, qui peuvent être combinées :

• Contestation avant facturation : l'enregistrer dans BSPlink dans les 15 jours suivant la date d'émission, en indiquant le motif et en joignant les justificatifs. La compagnie dispose alors de 60 jours pour accepter ou rejeter. L'acceptation désactive l'ADM ; le rejet le fait passer en facturation 2. Ne déduisez pas un montant contesté du règlement de la période 3.
• Transmission au GDS : lorsque cette option existe, envoyer une copie au GDS pour qu'il mène son enquête. Cela ne modifie pas le délai de latence et ne rend pas le GDS responsable de l'ADM 4. Cette démarche est possible avant ou après la facturation 6.
• Contestation après facturation : la déposer dans BSPlink dans les 12 mois suivant la transaction, en lien avec un montant précis, avec un motif de fond et des preuves écrites. Le montant intégral doit tout de même être payé, et IATA conserve la somme contestée sous séquestre pendant 30 jours, le temps que les parties tentent de résoudre le litige 6.

Une exception importante concerne les ventes par carte. Un ADM émis à la suite d'une rétrofacturation (chargeback) avérée ne peut pas être contesté au titre des règles sur les ventes ; le travail doit donc être fait en amont, lorsque la compagnie répond à la demande du titulaire de la carte. Cette exception ne s'applique pas lorsque l'agent n'était pas responsable du risque de fraude à la carte parce qu'il n'a pas participé à la transaction 1.