ADM (Lastschriftanzeige der Agentur)

Ein Agency Debit Memo ist ein Buchungsinstrument, mit dem Fluggesellschaften Anpassungen für elektronische Tickets und von Agenturen ausgestellte Erstattungen einziehen. Die Fluggesellschaft stellt es der Agentur über BSPlink aus. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, wird der Betrag in die Abrechnung der Agentur aufgenommen und gehört zu dem Betrag, den die Agentur dem BSP am Zahlungstermin schuldet 5. Da ADMs den für einen Abrechnungszeitraum abzuführenden Betrag verändern können, empfiehlt das BSPlink-Handbuch, Ihre Berichte zu prüfen, die den endgültigen Zahlbetrag ausweisen, und jede ADM einzeln zu kontrollieren, wenn etwas nicht stimmig erscheint 7.

Zweifelt eine Agentur an einer ADM oder stimmt ihr nicht zu, stehen drei Maßnahmen zur Verfügung, die sich kombinieren lassen:

• Widerspruch vor der Abrechnung: Erfassen Sie ihn innerhalb von 15 Tagen nach Ausstellungsdatum in BSPlink, mit Begründung und Belegen. Die Fluggesellschaft hat dann 60 Tage Zeit, ihn anzunehmen oder abzulehnen. Bei Annahme wird die ADM deaktiviert, bei Ablehnung geht sie in die Abrechnung 2. Ziehen Sie einen strittigen Betrag nicht von der Zahlung für den Abrechnungszeitraum ab 3.
• Weiterleitung an das GDS: Wo verfügbar, senden Sie dem GDS eine Kopie zur Prüfung. Dies ändert die Latenzfrist nicht und macht das GDS nicht für die ADM verantwortlich 4. Sie ist vor oder nach der Abrechnung möglich 6.
• Widerspruch nach der Abrechnung: Erheben Sie ihn in BSPlink innerhalb von 12 Monaten nach der Transaktion, bezogen auf einen bestimmten Betrag, mit sachlicher Begründung und schriftlichen Nachweisen. Der volle Betrag muss dennoch gezahlt werden, und IATA verwahrt die strittige Summe 30 Tage treuhänderisch, während die Parteien eine Lösung suchen 6.

Eine Ausnahme ist bei Kartenverkäufen wichtig. Eine ADM, die aufgrund einer tatsächlichen Rückbuchung (Chargeback) ausgestellt wurde, kann nach den Verkaufsregeln nicht angefochten werden. Die Klärung muss daher früher erfolgen, nämlich wenn die Fluggesellschaft die Anfrage des Karteninhabers beantwortet. Die Ausnahme gilt nicht, wenn die Agentur nicht für das Betrugsrisiko bei Kartenzahlungen haftete, weil sie an der Transaktion nicht beteiligt war 1.