Como funciona um reembolso no BSPlink: solicitações, avisos e faturamento

Um reembolso no BSP é registrado no BSPlink, seja como Refund Application, que todos os agentes podem usar, seja como Refund Notice, destinada a agentes enhanced 5. O reembolso tratado fora do BSPlink é a exceção. Ele se aplica quando o bilhete nunca foi reportado ao BSPlink, e nesse caso a companhia aérea decide como proceder 5. Quando uma companhia aérea autoriza uma Refund Application, o valor é deduzido no faturamento do período da data de aprovação 1.

Qual caminho se aplica

Duas condições vêm primeiro 5:

• O bilhete precisa ter sido reportado ao BSPlink em algum momento. Se não foi, o agente deve entrar em contato com a companhia aérea, que pode oferecer outra forma de reembolso, pelo seu próprio sistema ou pelo GDS.
• O código IATA do agente não pode estar em Technical Default ou Suspension. Se estiver, o agente deve entrar em contato com o IATA Customer Service para saber os próximos passos.

Se as duas condições forem atendidas, a escolha depende do status do agente. Agentes enhanced podem emitir Refund Notices, que são reembolsos diretos 9. Uma Refund Notice tem dois status: Pending Supervision, até que o Supervisor a examine, e Issued, depois de examinada 2. Uma Refund Notice emitida não pode ser editada 3. Ela pode ser iniciada pela opção Refund Notices ou pelo Document Enquiry, que preenche os dados automaticamente 3. As fontes não informam como uma Refund Notice é liquidada no faturamento, portanto verifique as regras do seu mercado e da companhia aérea.

Como a companhia aérea trata uma Refund Application

O formulário da Refund Application solicita o motivo do reembolso, o bilhete envolvido, a forma de pagamento e a tarifa e as taxas 4. Depois que a companhia aérea é selecionada, o BSPlink exibe o contato dela para reembolsos. É esse o contato a utilizar caso precise falar com a companhia sobre o reembolso 8.

A coluna de status mostra em que etapa a solicitação está 1:

• Pending: emitida, mas ainda não examinada pela companhia aérea. Uma solicitação padrão ainda pode ser editada pelo agente. Uma marcada como Final não pode.
• Under Investigation: a companhia aérea precisa pesquisar antes de decidir.
• Pending Authorization: não totalmente emitida, porque o Agency Supervisor precisa aceitá-la.
• Authorized: a companhia aérea aprovou o reembolso.
• Rejected: a companhia aérea recusou. O agente pode entrar em contato com ela pelo contato exibido na Refund Basic Information.
• Resubmitted: o agente emitiu novamente uma solicitação que havia sido rejeitada.