Fundamentos do BSP para agências de viagens iniciantes na acreditação IATA

O Billing and Settlement Plan, ou BSP, é o método para fornecer e emitir documentos de tráfego padronizados e contabilizá-los entre as companhias aéreas participantes, de um lado, e as agências acreditadas, de outro 2. Na prática, você vende e reembolsa bilhetes pelo seu sistema de emissão, a IATA fatura o período e você repassa o que deve em data fixa. Tudo o que se segue neste artigo gira em torno desse ciclo.

Quem participa

Três partes são relevantes para uma agência iniciante.

• A agência de viagens, que emite bilhetes e outras transações contabilizáveis com o seu código IATA.
• As companhias aéreas do BSP, ou seja, as empresas que participam do BSP e constam como transportadora no bilhete 2.
• A IATA, cujo Data Processing Centre gera o faturamento e os relatórios a partir dos dados recebidos do provedor do sistema de emissão ou do GDS 211.

As regras e os procedimentos para agências nas condições do BSP estão no BSP Manual for Agents, publicado sob a autoridade da Passenger Agency Conference 2. Essa mesma conferência define a periodicidade do faturamento e do repasse em cada BSP, por recomendação do APJC local 3. Assim, os prazos com que você trabalha dependem do seu mercado.

Como as vendas são reportadas e faturadas

A cada período de faturamento, você recebe um BSP Billing com todas as transações faturadas no período. Ele abrange vendas e reembolsos de bilhetes em todas as formas de pagamento (dinheiro, cartão e IATA EASY PAY), além de transações de ajuste, como ADMs e ACMs 6. Um período de faturamento pode abranger um ou mais períodos de reporte, e sua duração é definida pela Passenger Agency Conference 2.

Os relatórios chegam até você pelo BSPlink. Ficam disponíveis para download por dois meses após a publicação, agrupados em pacotes na aba Download Files 11. Dois relatórios merecem mais atenção:

• O Agent Billing Details, uma lista detalhada das transações emitidas com o seu código IATA e faturadas no período, incluindo bilhetes, reembolsos, ADMs, ACMs, SPDRs e SPCRs. O Agent Billing Summary traz os totais por tipo de transação 1.
• O Agent Remittance Summary, que informa quanto você deve ao BSP e quando 1.

Os relatórios de faturamento são gerados separadamente para cada código IATA 1. O manual recomenda que você os revise e concilie, verificando, por exemplo, se os valores de tarifa, taxas e comissão foram reportados corretamente 1. Essa conferência tem valor real. O faturamento reflete os dados recebidos do TSP ou do GDS, e a IATA não verifica detalhes como o cálculo da tarifa. Isso cabe a cada companhia aérea, que, ao encontrar uma discrepância, pode emitir um ADM ou ACM para corrigir a transação 1.

Como funciona o repasse

O valor líquido devido por bilhetes e reembolsos em dinheiro, e por quaisquer transações de ajuste faturadas no período, deve chegar ao Clearing Bank da IATA até a Data de Remessa (Remittance Date) 6. O aviso de remessa que acompanha o faturamento mostra o valor e deve ser pago exatamente na moeda indicada 69.

Se a sua agência estiver configurada para débito direto, a IATA debita a sua conta na Data de Remessa, e você deve garantir que a conta designada tenha saldo suficiente para o valor total 9. Quando o débito direto está disponível, ele substitui o pagamento que você faria por conta própria 3.

A IATA publica todo ano um calendário do BSP para cada BSP, disponível no IATA Customer Portal 3. Ele traz três datas para cada período: