Cómo funciona un reembolso en BSPlink: solicitudes, avisos y facturación

Un reembolso en el BSP se genera en BSPlink, ya sea como Refund Application, que pueden usar todos los agentes, o como Refund Notice, reservado a los agentes con acceso ampliado (enhanced agents) 5. Tramitar un reembolso fuera de BSPlink es la excepción. Corresponde cuando el billete nunca se reportó a BSPlink y, en ese caso, la aerolínea decide cómo proceder 5. Una vez que la aerolínea autoriza una Refund Application, el importe se deduce en la facturación del período correspondiente a la fecha de aprobación 1.

Qué vía corresponde

Primero deben cumplirse dos condiciones 5:

• El billete debe haberse reportado alguna vez a BSPlink. Si no fue así, el agente debe contactar a la aerolínea, que puede ofrecer otra forma de reembolsarlo, a través de su propio sistema o del GDS.
• El código IATA del agente no debe estar en situación de Technical Default ni de Suspension. Si lo está, el agente debe contactar con IATA Customer Service para conocer los pasos a seguir.

Si se cumplen ambas condiciones, la elección depende del estatus del agente. Los agentes con acceso ampliado pueden emitir Refund Notices, que son reembolsos directos 9. Un Refund Notice tiene dos estados: Pending Supervision, hasta que el Supervisor lo examina, e Issued, una vez examinado 2. Un Refund Notice emitido no se puede editar 3. Puede iniciarse desde la opción Refund Notices o desde Document Enquiry, que completa los datos automáticamente 3. Las fuentes no indican cómo se liquida un Refund Notice en la facturación, por lo que conviene consultar las normas de su mercado y de la aerolínea.

Cómo gestiona la aerolínea una Refund Application

El formulario de Refund Application solicita el motivo del reembolso, el billete involucrado, la forma de pago, y la tarifa y los impuestos 4. Una vez seleccionada la aerolínea, BSPlink muestra el contacto de la aerolínea para reembolsos. Ese es el contacto que debe utilizar si necesita comunicarse con la aerolínea sobre el reembolso 8.

La columna de estado indica en qué punto se encuentra la solicitud 1:

• Pending: emitida, pero aún no examinada por la aerolínea. El agente todavía puede editar una solicitud estándar. Una solicitud marcada como Final no puede editarse.
• Under Investigation: la aerolínea necesita investigar antes de decidir.
• Pending Authorization: no está completamente emitida, porque el Supervisor de la agencia debe aceptarla.
• Authorized: la aerolínea aprobó el reembolso.
• Rejected: la aerolínea lo rechazó. El agente puede contactar a la aerolínea mediante el contacto que aparece en la Refund Basic Information.
• Resubmitted: el agente volvió a emitir una solicitud que había sido rechazada.