Fundamentos del BSP para agencias de viajes que se inician en la acreditación IATA

El Billing and Settlement Plan, o BSP, es el método para proporcionar y emitir documentos de tráfico estándar y para contabilizarlos entre las aerolíneas participantes, por un lado, y los agentes acreditados, por otro 2. En la práctica, usted vende y reembolsa billetes mediante su sistema de emisión, IATA le factura el período y usted remite lo que debe en una fecha fija. Todo lo demás en este artículo gira en torno a ese ciclo.

Quiénes participan

Para una agencia que se inicia, importan tres partes.

• La agencia de viajes, que emite billetes y otras transacciones contabilizables con su código IATA.
• Las aerolíneas BSP, es decir, los transportistas que participan en el BSP y figuran como transportista en el billete 2.
• IATA, cuyo Data Processing Centre elabora la facturación y los informes a partir de los datos que recibe del proveedor del sistema de emisión o del GDS 211.

Las reglas y los procedimientos para los agentes en las condiciones del BSP están en el BSP Manual for Agents, que se publica con la autoridad de la Passenger Agency Conference 2. Esa misma conferencia fija la frecuencia de facturación y remesa de cada BSP, por recomendación del APJC local 3. Por lo tanto, los plazos a los que usted debe ajustarse dependen de su mercado.

Cómo se informan y se facturan las ventas

Para cada período de facturación, usted recibe una facturación BSP con todas las transacciones facturadas en ese período. Abarca las ventas y los reembolsos de billetes en todas las formas de pago (efectivo, tarjeta e IATA EasyPay), además de las transacciones de ajuste, como los memorándums de débito (ADM) y de crédito (ACM) 6. Un período de facturación puede abarcar uno o varios períodos de informe, y su duración la establece la Passenger Agency Conference 2.

Los informes le llegan a través de BSPlink. Permanecen disponibles para su descarga durante dos meses desde su publicación, agrupados en paquetes en la pestaña Download Files 11. Dos informes son los más importantes:

• El Agent Billing Details, una lista detallada de las transacciones emitidas con su código IATA y facturadas en el período, incluidos billetes, reembolsos, ADM, ACM, SPDR y SPCR. El Agent Billing Summary ofrece los totales por tipo de transacción 1.
• El Agent Remittance Summary, que indica lo que usted debe al BSP y cuándo 1.

Los informes de facturación se generan por separado para cada código IATA 1. El manual recomienda revisarlos y conciliarlos, comprobando, por ejemplo, que los importes de tarifa, impuestos y comisión se hayan informado correctamente 1. Esta verificación tiene un valor real. La facturación refleja los datos recibidos del TSP o del GDS, e IATA no verifica detalles como el cálculo de las tarifas. Eso lo hace cada aerolínea y, si detecta una discrepancia, puede emitir un ADM o un ACM para corregir la transacción 1.

Cómo funciona la remesa

El importe neto adeudado por los billetes y reembolsos en efectivo, y por cualquier transacción de ajuste facturada en el período, debe llegar al banco de compensación de IATA (Clearing Bank) a más tardar en la fecha de remesa 6. El aviso de remesa que acompaña a la facturación indica el importe y debe pagarse en la moneda exacta que se señala 69.

Si su agencia está configurada para el débito directo, IATA debita su cuenta en la fecha de remesa, y usted debe asegurarse de que la cuenta designada tenga fondos suficientes para cubrir el importe total 9. Donde el débito directo está disponible, sustituye al pago que usted enviaría por su cuenta 3.