IFAP und die IATA-Finanzprüfung: Was Sie wann einreichen müssen

Die IATA-Finanzprüfung beginnt, wenn die IATA eine Anfrage nach Finanzabschlüssen an den Financial Assessment Contact der Agentur sendet, einschließlich der geltenden Frist. Diese Person lädt die Abschlüsse hoch und füllt das Formular zur Selbstbewertung in IFAP, dem IATA Financial Assessment Portal, aus 1. Die Frist ist nicht überall gleich, lesen Sie die Anfrage daher sorgfältig.

Wer die Anfrage erhält und wer IFAP nutzen kann

Die Anfrage geht zusammen mit den Angaben zur geltenden Frist an den Financial Assessment Contact der Agentur 1. Nur die Person, die als Financial Assessment Contact hinterlegt ist, hat Zugriff auf IFAP 1. Ist diese Person ausgeschieden oder wurde die Rolle nie aktualisiert, kann niemand sonst Unterlagen einreichen. Prüfen Sie daher im IATA Customer Portal unter den Unternehmensangaben, wer aktuell registriert ist 1.

Sobald die Anfrage eingegangen ist, erreichen Sie IFAP auf drei Wegen 1:

• über den Link in der Anfrage per E-Mail;
• über den IFAP-Service im IATA Customer Portal;
• über das Benachrichtigungssymbol (Notification Bell) im IATA Customer Portal.

Wie oft die Prüfung stattfindet

Die Häufigkeit hängt vom Agenturtyp ab 2:

• Von einem Standard Agent mit Cash Facility werden mindestens einmal jährlich Finanzabschlüsse angefordert, es sei denn, der Agent hat sich gemäß Abschnitt 5.4.6 der Resolution 812 gegen die Prüfung entschieden 2.
• Ein Multi-Country Agent wird im Rahmen des Multi-Country Assessment Framework vierteljährlich geprüft 2.
• Ein Euro-Zone Agent wird nach den Euro-Zone Financial Criteria einmal jährlich geprüft 2.
• Bei einem Agenten mit einem Amount at Risk von mehr als 5 Mio. USD können zusätzlich Ad-hoc-Prüfungen anfallen 2.

Die IATA kann außerdem auf eine jährliche Prüfung verzichten, wenn sicher ist, dass das Ergebnis den Status des Agenten nicht verändert. Zwei Fälle werden genannt: Die Financial Security entspricht bereits der Remittance Holding Capacity, oder der Agent wurde kürzlich anlassbezogen geprüft und es hat sich nichts Relevantes geändert 3.

Die Frist und was Sie hochladen

Fristen und Kriterien richten sich nach den Local Financial Criteria Ihres Marktes beziehungsweise nach den Multi-Country- oder Euro-Zone-Kriterien für diese Agenturtypen 2. Einige Beispiele aus dem Travel Agent's Handbook (TAH), Edition 46:

• Ein Kriterienkatalog verlangt die Abschlüsse spätestens 9 Monate nach Ende jedes Geschäftsjahres 8.
• Die Kriterien für Deutschland sehen für das Data Collection Sheet eine Frist von neun Monaten nach Geschäftsjahresende vor 7.
• Das Finanzprüfungs-Framework für eine Head Entity und für Multi-Country-Akkreditierungen nennt sechs Monate ab Geschäftsjahresende 46.

Da sich diese Vorgaben unterscheiden, klären Sie bitte, welche für Sie gilt, anstatt es anzunehmen.

Inhaltlich umfasst die Anfrage die Finanzabschlüsse und das Formular zur Selbstbewertung in IFAP 1. Wo das Framework mit der Sechs-Monats-Regel gilt, besteht das Paket aus Folgendem 46:

• Konsolidierte, geprüfte Finanzabschlüsse, die nach Standards wie IAS oder IFRS erstellt wurden 46. Bei einer einzelnen Head Entity kann auch ein Format verwendet werden, das für den Global Financial Assessor der IATA akzeptabel ist 4.
• Für eine Head Entity ein Set an Managementabschlüssen für den Zeitraum seit den letzten geprüften Abschlüssen, bestätigt durch den CEO oder CFO 4.
• Alle internen Unterlagen, die für die Kriterien erforderlich sind, einschließlich des Abschnitts zur operativen Prüfung 46.