So funktioniert eine Rückerstattung in BSPlink: Anträge, Belege, Abrechnung

Eine Rückerstattung im BSP wird in BSPlink erfasst, entweder als Refund Application, die alle Agenturen nutzen können, oder als Refund Notice, die Enhanced Agents vorbehalten ist 5. Eine Rückerstattung außerhalb von BSPlink ist die Ausnahme. Sie kommt in Betracht, wenn das Ticket nie an BSPlink gemeldet wurde; dann entscheidet die Airline über das weitere Vorgehen 5. Sobald eine Airline eine Refund Application genehmigt, wird der Betrag in der Abrechnung für die Periode des Genehmigungsdatums abgezogen 1.

Welcher Weg gilt

Zwei Voraussetzungen müssen zuerst erfüllt sein 5:

• Das Ticket muss einmal an BSPlink gemeldet worden sein. Falls nicht, sollte sich die Agentur an die Airline wenden, die möglicherweise einen anderen Weg anbietet, etwa über ihr eigenes System oder über das GDS.
• Der IATA-Code der Agentur darf sich nicht in Technical Default oder Suspension befinden. Andernfalls sollte sich die Agentur wegen der nächsten Schritte an den IATA Customer Service wenden.

Sind beide Voraussetzungen erfüllt, hängt die Wahl vom Status der Agentur ab. Enhanced Agents können Refund Notices ausstellen, also direkte Rückerstattungen 9. Eine Refund Notice hat zwei Status. Sie ist Pending Supervision, bis der Supervisor sie geprüft hat, und danach Issued 2. Eine ausgestellte Refund Notice kann nicht mehr bearbeitet werden 3. Sie lässt sich über die Option Refund Notices oder über Document Enquiry starten, wobei die Angaben automatisch ausgefüllt werden 3. Die Quellen geben nicht an, wie eine Refund Notice in der Abrechnung verrechnet wird; prüfen Sie daher die Regeln Ihres Marktes und der jeweiligen Airline.

Wie die Airline eine Refund Application bearbeitet

Das Formular der Refund Application verlangt den Grund der Rückerstattung, das betroffene Ticket, die Zahlungsart sowie Tarif und Steuern 4. Sobald die Airline ausgewählt ist, zeigt BSPlink deren Ansprechpartner für Rückerstattungen an. An diesen Kontakt wenden Sie sich, wenn Sie die Airline zur Rückerstattung erreichen möchten 8.

Die Statusspalte zeigt, wo der Antrag steht 1:

• Pending: ausgestellt, aber von der Airline noch nicht geprüft. Ein Standardantrag kann von der Agentur noch bearbeitet werden. Ein als Final gekennzeichneter Antrag nicht.
• Under Investigation: Die Airline muss vor ihrer Entscheidung recherchieren.
• Pending Authorization: nicht vollständig ausgestellt, weil der Agency Supervisor ihn akzeptieren muss.
• Authorized: Die Airline hat die Rückerstattung genehmigt.
• Rejected: Die Airline hat sie abgelehnt. Die Agentur kann sich über den in den Refund Basic Information angezeigten Kontakt an die Airline wenden.
• Resubmitted: Die Agentur hat einen zuvor abgelehnten Antrag erneut eingereicht.