BSPlink für Reisebüros: ADMs, ACMs und Rückerstattungen

BSPlink ist das System, in dem ein Agenturnutzer mit den Dokumenten arbeitet, die in die BSP-Abrechnung einfließen. Die hier verfügbaren Quellen beschreiben das New BSPlink Agent User Manual und decken im Wesentlichen zwei Aufgaben ab: die Bearbeitung von ADMs und ACMs sowie die Beantragung von Rückerstattungen. Login, Benutzerrollen, Verkaufsberichte und Remittance werden darin nicht näher behandelt, daher beschränkt sich dieser Artikel auf die Angaben des Handbuchs.

Warum die ADM-Ansicht für die Remittance wichtig ist

Fluggesellschaften können Agency Debit Memos (ADMs) ausstellen, um ihre Abrechnung nach von ihnen berücksichtigten Kriterien anzupassen. Ein ADM kann den Betrag verändern, den das Reisebüro für einen Abrechnungszeitraum abführen muss. Das Handbuch rät deshalb, die Berichte zu prüfen, die den nach ADMs endgültig abzuführenden Betrag ausweisen, und bei Bedenken jedes ADM oder ACM einzeln zu kontrollieren 10.

Über die ADM-Option kann ein Agenturnutzer ADMAs, ADNTs und ADM Requests abfragen sowie ADMs anfechten 10. Das Handbuch führt Optionen zur Anfechtung sowohl in der ADM-Liste als auch im ADM-Header auf 1.

Einen ADM lesen

Beim Öffnen eines ADM erscheint in einem neuen Tab eine Detailansicht, die in vier Bereiche gegliedert ist: ADM Header, Basic Information, Details sowie Amount and Tax 11. Der Header ist stets sichtbar und zeigt:

• ADM-Nummer und Status
• BSP-Name und Agenturcode
• den Grund des ADM
• Ausstellungsdatum und Betrag 11

Der Bereich Basic Information nennt die ausstellende Fluggesellschaft und die empfangende Agentur, mit Umsatzsteuernummern, Kontaktdaten und dem zuständigen Nutzer der Airline 4. Er zeigt außerdem das Meldedatum, also den Zeitpunkt, zu dem der ADM an das Data Processing Centre (DPC) gemeldet wurde, das System, das Transaktionen sammelt und die Berichte der Agentur erstellt 4. Die ADM-Eigenschaften geben an, ob er sich auf eine Ausstellung, Rückerstattung, einen Umtausch oder ein EMD bezieht, ferner den TOCA-Typ, die Währung, ob es sich um einen Inlands- oder internationalen Vorgang handelt, und die Option zur Nettomeldung 4.

So erkennen Sie schnell, wer den ADM veranlasst hat, bei welchem Dokumenttyp und über welchen Betrag. Das ist der Ausgangspunkt für die Entscheidung, ob Sie ihn akzeptieren oder anfechten.

ADM-Anfrage stellen und mit ACMs arbeiten

Das Handbuch beschreibt außerdem ein Formular zur Ausstellung eines ADM, das in Header, Basic Information, Details sowie Amount and Tax unterteilt ist 7. Der Agenturnutzer wählt zuerst das BSP, da vorher keine Fluggesellschaft ausgewählt werden kann. Die Daten von Airline und Agentur werden anschließend aus der Datenbank übernommen 5. Der Agenturnutzer gibt an, ob die Anfrage eine Ausstellung, einen Umtausch, eine Rückerstattung oder ein EMD betrifft, und nennt gegebenenfalls den TOCA 5.