BSP-Grundlagen für Reisebüros ohne Erfahrung mit der IATA-Akkreditierung

Der Billing and Settlement Plan, kurz BSP, ist das Verfahren, mit dem standardisierte Beförderungsdokumente bereitgestellt und ausgestellt und zwischen den teilnehmenden Fluggesellschaften auf der einen und den akkreditierten Agenten auf der anderen Seite abgerechnet werden 2. In der Praxis verkaufen und erstatten Sie Tickets über Ihr Ticketing-System, die IATA stellt Ihnen die jeweilige Periode in Rechnung, und Sie überweisen den geschuldeten Betrag zu einem festen Termin. Alles Weitere in diesem Artikel baut auf diesem Zyklus auf.

Wer beteiligt ist

Für ein neues Reisebüro sind drei Parteien von Bedeutung.

• Das Reisebüro, das unter seinem IATA-Code Tickets und andere abrechnungspflichtige Transaktionen ausstellt.
• Die BSP-Fluggesellschaften, also Carrier, die am BSP teilnehmen und auf dem Ticket als befördernde Fluggesellschaft erscheinen 2.
• Die IATA, deren Data Processing Centre aus den Daten des Anbieters des Ticketing-Systems oder des GDS die Abrechnung und die Berichte erstellt 211.

Die Regeln und Verfahren für Agenten unter BSP-Bedingungen finden sich im BSP Manual for Agents, das im Auftrag der Passenger Agency Conference herausgegeben wird 2. Dieselbe Konferenz legt auf Empfehlung der lokalen APJC fest, wie häufig in den einzelnen BSPs abgerechnet und gezahlt wird 3. Die Fristen, nach denen Sie arbeiten, hängen also von Ihrem Markt ab.

Wie Verkäufe gemeldet und abgerechnet werden

Für jede Abrechnungsperiode erhalten Sie eine BSP-Abrechnung (BSP Billing) mit allen in dieser Periode abgerechneten Transaktionen. Sie umfasst Ticketverkäufe und Erstattungen bei allen Zahlungsarten (Bargeld, Karte und IATA EASY PAY) sowie Korrekturtransaktionen wie ADMs und ACMs 6. Eine Abrechnungsperiode kann eine oder mehrere Meldeperioden umfassen, und ihre Länge legt die Passenger Agency Conference fest 2.

Die Berichte erhalten Sie über BSPlink. Sie bleiben nach der Bereitstellung zwei Monate zum Download verfügbar und sind unter dem Reiter Download Files in Paketen zusammengefasst 11. Zwei Berichte sind besonders wichtig:

• Die Agent Billing Details, eine detaillierte Liste der unter Ihrem IATA-Code ausgestellten und in der Periode abgerechneten Transaktionen, darunter Tickets, Erstattungen, ADMs, ACMs, SPDRs und SPCRs. Die Agent Billing Summary weist Summen nach Transaktionsart aus 1.
• Die Agent Remittance Summary, die ausweist, was Sie dem BSP schulden und wann 1.

Die Abrechnungsberichte werden für jeden IATA-Code separat erstellt 1. Das Handbuch empfiehlt, sie zu prüfen und abzustimmen, etwa ob Tarif-, Steuer- und Provisionsbeträge korrekt gemeldet wurden 1. Diese Kontrolle hat echten Wert. Die Abrechnung spiegelt die vom TSP oder GDS übermittelten Daten wider, und die IATA überprüft Einzelheiten wie Tarifberechnungen nicht. Das übernimmt jede Fluggesellschaft selbst, und stellt sie eine Abweichung fest, kann sie einen ADM oder ACM ausstellen, um die Transaktion zu korrigieren 1.

Wie die Zahlung funktioniert

Der Nettobetrag für Bargeldtickets und Erstattungen sowie für alle in der Periode abgerechneten Korrekturtransaktionen muss bis zum Zahlungstermin (Remittance Date) bei der Clearing Bank der IATA eingehen 6. Die Zahlungsaufforderung, die mit der Abrechnung kommt, nennt den Betrag und ist in genau der angegebenen Währung zu begleichen 69.

Wenn Ihr Reisebüro für das Lastschriftverfahren eingerichtet ist, bucht die IATA den Betrag am Zahlungstermin von Ihrem Konto ab, und Sie müssen sicherstellen, dass das benannte Konto ausreichend gedeckt ist, um den vollen Betrag zu begleichen 9. Wo das Lastschriftverfahren angeboten wird, ersetzt es die Zahlung, die Sie sonst selbst veranlassen würden 3.

Die IATA veröffentlicht jedes Jahr für jedes BSP einen BSP-Kalender, der über das IATA Customer Portal abrufbar ist 3. Er enthält für jede Periode drei Termine: